Gmail客户端 ,在所有电子邮件平台中,Gmail凭借其直观的界面、与 Google Workspace 的无缝集成以及强大的生产力工具脱颖而出。无论您是经验丰富的用户还是新手,掌握 Gmail 都能显著提升您的工作流程效率,并帮助您保持井然有序。
了解 Gmail 的界面和布局
Gmail客户端 :标签式收件箱系统
Gmail邮箱将收到的邮件分类到不同的标签页,包括“主要”、“社交”、“促销”、“更新”和“论坛”。该系统有助于过滤低优先级的邮件,让您的主收件箱保持集中有序。如果您尚未使用此功能,请考虑前往“设置”>“收件箱”启用此功能,以便自动管理收到的邮件。
对话视图:有用还是没用?
Gmail 会按对话对邮件进行分组,将所有回复显示在同一个主题中。虽然这有助于将邮件集中显示,但有些用户更喜欢单独查看邮件——您可以在“设置”>“通用”>“对话视图”中切换此设置,以适应您的偏好。
节省您时间的创新工具
智能撰写和智能回复
Google 的 AI 智能撰写功能会在您输入时建议完整的句子,帮助您更快地撰写电子邮件。智能回复功能会根据您之前的互动提供快速回复建议。
要启用这些功能:
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前往“设置”>“常规”
-
开启智能撰写和智能回复
这些工具对于处理大量重复的电子邮件非常方便。
安排发送时间,确保完美时机
无需立即发送电子邮件,而是使用 Gmail邮箱的“计划发送”功能在最佳时间发送邮件 – 无论是在不同时区的工作时间还是在会议之前。
要使用此功能:
-
撰写电子邮件
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单击“发送”旁边的下拉箭头。
-
选择“安排发送”并选择您喜欢的时间
电子邮件暂停以进行后续控制
有一封邮件你现在无法处理?使用“暂停”功能可以暂时将其从收件箱中移除,并在指定时间重新显示。此功能非常适合延迟非紧急邮件,避免忘记。
将鼠标悬停在电子邮件上并单击时钟图标。
使用标签和过滤器像专业人士一样组织
创建自定义标签
Gmail 中的标签功能类似于文件夹,但更加灵活。您可以为一封电子邮件分配多个标签,以便更好地进行分类。
要创建标签:
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转到左侧边栏并点击“更多”>“创建新标签”
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命名并设置嵌套规则(如果需要)
使用“客户”、“发票”或“人力资源”等标签对电子邮件进行分类并易于检索。
使用过滤器实现组织自动化
过滤器可自动对收到的电子邮件进行排序和标记。例如,您可以将所有新闻通讯添加到“稍后阅读”标签,或将所有客户消息转发给团队成员。
要创建过滤器:
-
使用搜索栏下拉菜单
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定义过滤条件
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选择对匹配的电子邮件执行的操作(标签、存档、转发等)
星级和优先级标记
您可以为重要邮件添加星标,或使用“优先收件箱”设置,让 Gmail 突出显示其认为重要的邮件。这些功能可确保您不会忽略最重要的邮件。
更智能地搜索,而不是更费力地搜索
高级搜索运算符
Gmail 的搜索栏功能强大。使用如下运算符:
-
from:john@example.com
— 查找 John 的所有电子邮件 -
has:attachment
— 查找包含文件的电子邮件 -
older_than:30d
— 过滤超过 30 天的电子邮件 -
is:unread
— 查看所有未读消息
结合使用运算符可以让你精确定位任何电子邮件,无论其埋藏得有多深。
使用搜索芯片节省时间
Gmail 现已提供搜索芯片,这是一种可点击的筛选器,在您开始查询后显示在搜索栏下方。它允许您按文件类型、发件人、日期等条件优化搜索,而无需输入任何高级语法。
控制通知
桌面和移动警报
随时了解最新动态,无需担心信息不翼而飞。Gmail 允许您配置通知,仅接收重要邮件的提醒。
要调整这一点:
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在桌面上:设置 > 查看所有设置 > 桌面通知
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在移动设备上:设置 > 您的帐户 > 通知
选择“仅高优先级”可确保只有关键消息才会中断您的工作流程。
增强生产力的 Gmail 集成
Google 日历和任务
将 Gmail 与 Google 日历和任务结合使用时,您可以将电子邮件转换为待办事项。点击电子邮件中的“更多”菜单(由三个点表示)即可创建任务或直接将事件添加到日历。
这可以帮助您无需离开 Gmail 即可从沟通过渡到行动。
第三方附加组件
Gmail 支持许多生产力附加组件,例如:
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Trello :将电子邮件变成任务
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Zoom :通过收件箱安排会议
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Slack :将电子邮件分享到 Slack 频道
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Dropbox或Box :轻松访问和附加文件
探索Google Workspace Marketplace以发现适合您工作流程的集成。
高级用户的键盘快捷键
通过“设置”>“常规”启用键盘快捷键以快速执行操作:
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c
— 撰写新消息 -
e
– 档案 -
r
– 回复 -
f
– 向前 -
g
然后i
— 前往收件箱 -
g
然后s
— 前往已加星标
掌握快捷方式可以显著加快处理和组织电子邮件的过程。
保持收件箱整洁且专注
一键取消订阅
Gmail 会识别新闻通讯,并在此类邮件顶部提供便捷的取消订阅链接。定期清理不必要的订阅,减少干扰。
使用“存档”而不是删除
归档功能会将电子邮件从收件箱中移除,但不会将其删除。这些邮件仍可通过搜索和标签访问,从而保持收件箱整洁,同时保留宝贵的信息。
建立阅读习惯
专门留出特定的时间段来阅读和回复电子邮件。使用 Gmail 的优先收件箱或标签将电子邮件分类为私人、紧急或日常事务。这个习惯可以最大限度地减少频繁查看收件箱,并提高专注力。
释放 Gmail 的全部潜力
Gmail 不仅仅是一项电子邮件服务,更是一个全面的沟通和生产力平台。从 AI 驱动的写作辅助工具到强大的组织工具,以及与 Google 和第三方服务的集成,掌握 Gmail 可以帮助您节省时间、保持井然有序并更有效地沟通。
通过应用上面概述的技巧和窍门,您可以将 Gmail 收件箱转变为强大的生产力中心,完美适合您的工作流程。
无论您是管理项目、与客户保持联系还是简化团队沟通,Gmail 都能为您提供保持领先所需的工具。